Blueprint Alur Bisnis Sistem Inventory Sarang Burung Walet
Ringkasan
Dokumen ini merangkum alur bisnis untuk sistem inventory sarang burung walet dengan karakter operasional berikut:
- proses dimulai dari pembelian
- satu pembelian bisa terdiri dari beberapa jenis barang
- setiap jenis bisa memiliki beberapa grade
- barang yang diterima bisa langsung terklasifikasi atau masih perlu sortasi internal
- stok disimpan berbasis lot atau batch
- satu penjualan dapat mengambil barang secara parsial dari beberapa lot berbeda
- seluruh pergerakan barang harus dapat ditelusuri untuk kebutuhan costing, traceability, audit, dan analisis penyusutan
Sistem ini bukan inventory biasa. Sistem ini adalah lot-based traceable inventory system untuk perdagangan sarang burung walet.
Tujuan Sistem
- mencatat pembelian multi jenis dan multi grade
- mengelola penerimaan barang dan pembentukan batch atau lot
- mendukung sortasi, verifikasi ulang, dan regrade
- menyimpan stok per lot sekaligus menampilkan ringkasan stok per jenis-grade
- mendukung penjualan campuran dari beberapa lot
- menghitung HPP berdasarkan lot yang benar-benar dipakai
- mencatat susut, rusak, reject, dan adjustment per lot
- menyediakan traceability penuh dari supplier ke customer dan sebaliknya
- mendukung barcode atau QR untuk scan operasional
Entitas Bisnis Utama
- Supplier
- Customer
- Jenis Sarang
- Grade
- Gudang dan Lokasi Gudang
- Pembelian
- Penerimaan
- Lot Inventory
- Sortasi atau Reclassification
- Penjualan
- Sales Allocation
- Inventory Movement Ledger
- Stock Adjustment
- Return
- Barcode atau QR Label
Prinsip Dasar Desain Stok
1. Stock Summary
Ringkasan stok per:
Digunakan untuk dashboard dan operasional cepat.
2. Stock Lot
Detail stok per batch atau lot:
- kode lot
- supplier
- jenis
- grade
- qty awal
- qty sisa
- cost
- tanggal masuk
- parent lot jika hasil sortasi
Digunakan untuk traceability dan costing.
3. Stock Movement Ledger
Semua mutasi stok dicatat permanen:
- receiving
- sorting
- regrade
- transfer
- sales allocation
- shrinkage
- adjustment
- return
Ledger ini menjadi sumber audit utama.
Aktor Utama
Admin Purchasing
- membuat pembelian
- mengelola supplier
- melihat histori harga beli
Admin Gudang
- menerima barang
- membuat lot
- mengelola stok dan mutasi
- melakukan opname dan adjustment
Tim Sortasi / QC
- melakukan klasifikasi
- memecah lot
- menginput susut atau reject
- melakukan regrade jika diperlukan
Admin Sales
- membuat sales order
- mengalokasikan stok dari lot
- memproses picking dan invoice
Owner / Manajemen
- memantau stok
- memantau margin
- melihat penyusutan
- melihat traceability dan performa supplier
Alur Bisnis End-to-End
Tahap 1. Master Setup
Sebelum transaksi berjalan, sistem harus memiliki data master:
- supplier
- customer
- jenis sarang
- grade
- gudang
- lokasi gudang
- satuan
- user dan role
- reason code adjustment dan shrinkage
- allocation policy
- costing policy
Tahap 2. Pembelian
Admin membuat dokumen pembelian.
Informasi pada header pembelian:
- nomor pembelian
- supplier
- tanggal pembelian
- referensi invoice supplier
- status
- catatan
Pada detail pembelian, satu pembelian bisa memiliki banyak item:
- jenis
- grade, jika sudah diketahui
- qty atau berat
- harga beli
- subtotal
- status klasifikasi
Kemungkinan kondisi pembelian:
- item sudah jelas jenis dan gradenya
- item masih campuran atau grade sementara
Tahap 3. Penerimaan Barang
Saat barang datang:
- sistem memverifikasi pembelian
- barang ditimbang
- kualitas awal dicek
- selisih dicatat
- lot inventory dibuat
Setiap lot yang tercipta menyimpan data:
- kode lot
- supplier asal
- referensi pembelian
- jenis
- grade
- qty diterima
- qty tersedia
- cost per unit
- tanggal masuk
- gudang dan lokasi
- status lot
- nilai barcode atau QR
Tahap 4. Sortasi / Verifikasi / Reclassification
Jika barang datang masih campur atau perlu dicek ulang, dilakukan sesi sortasi.
Contoh:
- lot masuk 50 kg
- hasil sortasi:
- Jenis A Grade A = 20 kg
- Jenis A Grade B = 15 kg
- Jenis B Grade A = 10 kg
- Reject atau susut = 5 kg
Hasil sortasi:
- lot sumber dikurangi atau ditutup
- child lot baru dibuat
- susut dicatat
- hubungan parent-child tersimpan
Tahap 5. Penyimpanan dan Mutasi Gudang
Lot yang aktif disimpan di gudang atau lokasi tertentu.
Aktivitas gudang yang didukung:
- pindah lokasi rak
- transfer antar gudang
- hold atau release lot
- stock opname
- adjustment stok
Tahap 6. Penjualan
Saat customer melakukan pembelian:
- admin sales membuat sales order
- item dipilih berdasarkan jenis dan grade
- qty dimasukkan
- sistem menampilkan stok yang tersedia
Satu sales line tidak harus dipenuhi dari satu lot.
Contoh:
- Customer membeli Jenis A Grade A sebanyak 30 kg
- Alokasi bisa menjadi:
- 20 kg dari lot Supplier A
- 10 kg dari lot Supplier B
Karena itu sistem membutuhkan allocation detail per lot.
Tahap 7. Picking dan Pengeluaran Barang
- petugas scan QR atau barcode lot
- qty yang benar-benar diambil dikonfirmasi
- bila ada selisih timbang, selisih dicatat
- stok lot berkurang sesuai qty realisasi
Tahap 8. Retur Penjualan
- retur direferensikan ke penjualan
- jika memungkinkan, dikembalikan ke lot asal
- jika tidak, dibuat lot retur terpisah
- kondisi barang retur dicatat
- barang retur dapat dijual lagi, diregrade, atau direject
Tahap 9. Retur Pembelian
- barang diretur ke supplier
- sistem mengurangi lot asal
- nilai transaksi pembelian dapat dikoreksi
Tahap 10. Shrinkage, Damage, Regrade, dan Adjustment
Sistem harus mendukung kejadian berikut pada level lot:
- susut timbang
- kerusakan
- kehilangan
- reject
- perubahan grade
- koreksi hasil stock opname
Tahap 11. Reporting dan Audit
Sistem harus dapat menjawab pertanyaan berikut:
- stok tersedia berapa per jenis-grade
- lot mana saja yang aktif
- lot tertentu berasal dari supplier siapa
- penjualan tertentu mengambil lot mana saja
- supplier tertentu telah menjual barangnya ke customer mana saja
- berapa susut per lot dan per supplier
- berapa margin per penjualan, per jenis, dan per grade
Aturan Costing
Prinsip costing yang direkomendasikan:
- cost disimpan di level lot
- sales line dihitung berdasarkan allocation nyata ke lot
Contoh:
- Lot A: 20 kg x 18 juta
- Lot B: 10 kg x 19 juta
Maka total cost penjualan adalah penjumlahan biaya dari semua allocation.
Metode alokasi yang didukung:
- FIFO
- FEFO jika dibutuhkan
- Manual allocation
- Hybrid, sistem memberi saran dan user bisa override
Rekomendasi untuk MVP adalah Hybrid dengan default FIFO.
Aturan Traceability
Backward Trace
- dari penjualan ke lot
- dari lot ke receipt
- dari receipt ke purchase
- dari purchase ke supplier
Forward Trace
- dari supplier atau lot ke sales allocation
- dari sales allocation ke customer
Process Trace
- asal pembelian
- hasil sortasi
- perubahan grade
- susut
- perpindahan gudang
- histori penjualan
Aturan Barcode dan QR
Rekomendasi implementasi:
- SKU code untuk jenis-grade
- lot code untuk identitas lot
- QR code untuk scan operasional
Contoh struktur kode:
SKU:
- MANGKOK-A
- MANGKOK-B
- SUDUT-A
Lot:
- LOT-260428-SPA-001
- LOT-260428-SPB-002
- LOT-260428-SPA-001-S1 untuk hasil sortasi
Proses scan yang didukung:
- receiving
- sorting
- transfer gudang
- stock opname
- sales picking
- trace lookup
Ringkasan Kebutuhan Menu Aplikasi
- Dashboard
- Master Data
- Purchasing
- Receiving
- Sorting / Classification
- Inventory
- Sales
- Return
- Reports
- Barcode / QR
- Settings
Ringkasan Layar Utama
- Dashboard
- Purchase List
- Purchase Form
- Receipt Form
- Sorting Session Form
- Stock Summary
- Stock Lot List
- Lot Detail
- Sales Form
- Allocation Screen
- Picking Screen
- Adjustment Form
- Regrade Form
- Barcode Lookup
- Reports
Kesimpulan
Sistem yang dibutuhkan adalah sistem inventory sarang burung walet berbasis lot atau batch dengan kemampuan:
- pembelian multi jenis dan multi grade
- sortasi dan reclassification
- partial sales dari banyak lot
- costing berdasarkan allocation nyata
- penyusutan per lot
- traceability dua arah
- barcode atau QR untuk scan operasional
Dengan fondasi ini, bisnis dapat mengontrol stok, menjaga audit trail, menghitung HPP secara akurat, dan memantau kualitas supplier serta profitabilitas penjualan.