AbelBirdNest-Stock/docs/project-spec/walet-notification-approval-flow.md

Notification dan Approval Flow Sistem Inventory Walet

1. Tujuan

Dokumen ini mendefinisikan event penting yang layak memicu notifikasi atau approval agar kontrol bisnis lebih baik tanpa membuat operasional terlalu lambat.

2. Prinsip

• tidak semua transaksi perlu approval
• approval dipakai untuk aksi berisiko tinggi
• notifikasi dipakai untuk awareness dan respons cepat
• approval tidak boleh menghambat proses gudang rutin yang volumenya tinggi

3. Event Notifikasi yang Direkomendasikan

A. Purchase Submitted

Notifikasi ke:

• Owner
• Purchasing supervisor jika ada

Isi:

• nomor pembelian
• supplier
• total nilai
• jumlah line

B. Receipt Finalized

Notifikasi ke:

• Owner opsional
• Gudang lead
• Purchasing

Isi:

• nomor receipt
• supplier
• jumlah lot terbentuk
• ada/tidak selisih

C. Large Shrinkage / Adjustment

Notifikasi ke:

• Owner
• Gudang lead
• QC lead jika terkait kualitas

Trigger contoh:

• shrinkage di atas threshold
• cost impact di atas threshold

D. Regrade Event

Notifikasi ke:

• Owner opsional
• QC lead
• Sales opsional jika pengaruh ke order aktif

E. Sales Allocation Conflict

Notifikasi ke:

• Sales
• Gudang

Trigger:

• stok kurang
• lot hold terpilih
• qty dialokasikan bentrok

F. Picking Variance

Notifikasi ke:

• Sales
• Gudang

Trigger:

• qty picked beda dari qty allocated

G. Lot Hold / Release

Notifikasi ke:

• Gudang
• QC
• Sales jika lot terkait order aktif

4. Approval Flow yang Direkomendasikan

A. Purchase Approval

Kapan perlu:

• nilai pembelian di atas limit tertentu
• supplier baru
• harga beli di atas toleransi historis

Approver:

• Owner
• Purchasing manager

B. Adjustment Approval

Kapan perlu:

• qty adjustment besar
• cost impact besar
• reason sensitif seperti loss/missing

Approver:

• Gudang lead atau Owner

C. Regrade Approval

Kapan perlu:

• downgrade signifikan bernilai besar
• lot terkait order customer aktif

Approver:

• QC lead / Owner

D. Sales Override Approval

Kapan perlu:

• manual override dari policy FIFO
• memakai lot non-prioritas
• allow oversell draft exception

Approver:

• Sales lead / Owner

5. Threshold yang Bisa Diatur

Contoh parameter konfigurasi:

• purchase_approval_amount_threshold
• adjustment_qty_threshold
• adjustment_cost_threshold
• shrinkage_percent_threshold
• regrade_qty_threshold
• manual_override_requires_approval

6. Status Workflow Tambahan yang Bisa Dipakai

Purchase

• DRAFT
• PENDING_APPROVAL
• SUBMITTED
• APPROVED
• CANCELLED

Adjustment

• DRAFT
• PENDING_APPROVAL
• APPROVED
• POSTED
• REJECTED

Regrade

• DRAFT
• PENDING_APPROVAL
• APPROVED
• EXECUTED
• REJECTED

7. UI Flow Sederhana

Purchase approval

• purchasing submit purchase
• jika melewati threshold -> status PENDING_APPROVAL
• owner approve/reject
• jika approve -> lanjut SUBMITTED

Adjustment approval

• gudang buat adjustment
• jika kecil -> langsung POSTED
• jika besar -> PENDING_APPROVAL
• approver setujui -> POSTED

8. Notifikasi Channel

MVP cukup dukung:

• in-app notification
• email optional
• WhatsApp internal opsional nanti kalau dibutuhkan

9. Kesimpulan

Approval dan notifikasi harus fokus ke transaksi berisiko tinggi, bukan semua transaksi. Dengan begitu sistem tetap lincah untuk operasional harian, tapi owner tetap punya kontrol di titik-titik penting.