wirabasalamah/AbelBirdNest-Stock
1
0
Fork 0
Code Issues Pull Requests Actions Packages Projects Releases Wiki Activity
Files
9eb4ed3c9adb7704aa437f8e5fd736c74750d60b
AbelBirdNest-Stock/docs/project-spec/walet-alur-bisnis.md

8.9 KiB
Raw Blame History

Blueprint Alur Bisnis Sistem Inventory Sarang Burung Walet

Ringkasan

Dokumen ini merangkum alur bisnis untuk sistem inventory sarang burung walet dengan karakter operasional berikut:

  • proses dimulai dari pembelian
  • satu pembelian bisa terdiri dari beberapa jenis barang
  • setiap jenis bisa memiliki beberapa grade
  • barang yang diterima bisa langsung terklasifikasi atau masih perlu sortasi internal
  • stok disimpan berbasis lot atau batch
  • satu penjualan dapat mengambil barang secara parsial dari beberapa lot berbeda
  • seluruh pergerakan barang harus dapat ditelusuri untuk kebutuhan costing, traceability, audit, dan analisis penyusutan

Sistem ini bukan inventory biasa. Sistem ini adalah lot-based traceable inventory system untuk perdagangan sarang burung walet.

Tujuan Sistem

Sistem dirancang untuk:

  • mencatat pembelian multi jenis dan multi grade
  • mengelola penerimaan barang dan pembentukan batch atau lot
  • mendukung sortasi, verifikasi ulang, dan regrade
  • menyimpan stok per lot sekaligus menampilkan ringkasan stok per jenis-grade
  • mendukung penjualan campuran dari beberapa lot
  • menghitung HPP berdasarkan lot yang benar-benar dipakai
  • mencatat susut, rusak, reject, dan adjustment per lot
  • menyediakan traceability penuh dari supplier ke customer dan sebaliknya
  • mendukung barcode atau QR untuk scan operasional

Entitas Bisnis Utama

Sistem memiliki entitas bisnis utama berikut:

  • Supplier
  • Customer
  • Jenis Sarang
  • Grade
  • Gudang dan Lokasi Gudang
  • Pembelian
  • Penerimaan
  • Lot Inventory
  • Sortasi atau Reclassification
  • Penjualan
  • Sales Allocation
  • Inventory Movement Ledger
  • Stock Adjustment
  • Return
  • Barcode atau QR Label

Prinsip Dasar Desain Stok

Sistem menggunakan tiga lapisan stok.

1. Stock Summary

Ringkasan stok per:

  • jenis
  • grade
  • gudang

Digunakan untuk dashboard dan operasional cepat.

2. Stock Lot

Detail stok per batch atau lot:

  • kode lot
  • supplier
  • jenis
  • grade
  • qty awal
  • qty sisa
  • cost
  • tanggal masuk
  • parent lot jika hasil sortasi

Digunakan untuk traceability dan costing.

3. Stock Movement Ledger

Semua mutasi stok dicatat permanen:

  • receiving
  • sorting
  • regrade
  • transfer
  • sales allocation
  • shrinkage
  • adjustment
  • return

Ledger ini menjadi sumber audit utama.

Aktor Utama

Aktor yang akan berinteraksi dengan sistem:

Admin Purchasing

  • membuat pembelian
  • mengelola supplier
  • melihat histori harga beli

Admin Gudang

  • menerima barang
  • membuat lot
  • mengelola stok dan mutasi
  • melakukan opname dan adjustment

Tim Sortasi / QC

  • melakukan klasifikasi
  • memecah lot
  • menginput susut atau reject
  • melakukan regrade jika diperlukan

Admin Sales

  • membuat sales order
  • mengalokasikan stok dari lot
  • memproses picking dan invoice

Owner / Manajemen

  • memantau stok
  • memantau margin
  • melihat penyusutan
  • melihat traceability dan performa supplier

Alur Bisnis End-to-End

Tahap 1. Master Setup

Sebelum transaksi berjalan, sistem harus memiliki data master:

  • supplier
  • customer
  • jenis sarang
  • grade
  • gudang
  • lokasi gudang
  • satuan
  • user dan role
  • reason code adjustment dan shrinkage
  • allocation policy
  • costing policy

Tahap 2. Pembelian

Admin membuat dokumen pembelian.

Informasi pada header pembelian:

  • nomor pembelian
  • supplier
  • tanggal pembelian
  • referensi invoice supplier
  • status
  • catatan

Pada detail pembelian, satu pembelian bisa memiliki banyak item:

  • jenis
  • grade, jika sudah diketahui
  • qty atau berat
  • harga beli
  • subtotal
  • status klasifikasi

Kemungkinan kondisi pembelian:

  1. item sudah jelas jenis dan gradenya
  2. item masih campuran atau grade sementara

Tahap 3. Penerimaan Barang

Saat barang datang:

  • sistem memverifikasi pembelian
  • barang ditimbang
  • kualitas awal dicek
  • selisih dicatat
  • lot inventory dibuat

Setiap lot yang tercipta menyimpan data:

  • kode lot
  • supplier asal
  • referensi pembelian
  • jenis
  • grade
  • qty diterima
  • qty tersedia
  • cost per unit
  • tanggal masuk
  • gudang dan lokasi
  • status lot
  • nilai barcode atau QR

Jika satu pembelian terdiri dari banyak item, maka bisa terbentuk banyak lot.

Tahap 4. Sortasi / Verifikasi / Reclassification

Jika barang datang masih campur atau perlu dicek ulang, dilakukan sesi sortasi.

Contoh:

  • lot masuk 50 kg
  • hasil sortasi:
    • Jenis A Grade A = 20 kg
    • Jenis A Grade B = 15 kg
    • Jenis B Grade A = 10 kg
    • Reject atau susut = 5 kg

Hasil sortasi:

  • lot sumber dikurangi atau ditutup
  • child lot baru dibuat
  • susut dicatat
  • hubungan parent-child tersimpan

Dengan desain ini, sistem tetap tahu bahwa lot hasil sortasi berasal dari lot mana.

Tahap 5. Penyimpanan dan Mutasi Gudang

Lot yang aktif disimpan di gudang atau lokasi tertentu.

Aktivitas gudang yang didukung:

  • pindah lokasi rak
  • transfer antar gudang
  • hold atau release lot
  • stock opname
  • adjustment stok

Semua aktivitas ini masuk ke movement ledger.

Tahap 6. Penjualan

Saat customer melakukan pembelian:

  • admin sales membuat sales order
  • item dipilih berdasarkan jenis dan grade
  • qty dimasukkan
  • sistem menampilkan stok yang tersedia

Satu sales line tidak harus dipenuhi dari satu lot.

Contoh: Customer membeli Jenis A Grade A sebanyak 30 kg. Alokasi bisa menjadi:

  • 20 kg dari lot Supplier A
  • 10 kg dari lot Supplier B

Karena itu sistem membutuhkan allocation detail per lot.

Tahap 7. Picking dan Pengeluaran Barang

Setelah lot dialokasikan:

  • petugas scan QR atau barcode lot
  • qty yang benar-benar diambil dikonfirmasi
  • bila ada selisih timbang, selisih dicatat
  • stok lot berkurang sesuai qty realisasi

Tahap 8. Retur Penjualan

Jika barang dikembalikan customer:

  • retur direferensikan ke penjualan
  • jika memungkinkan, dikembalikan ke lot asal
  • jika tidak, dibuat lot retur terpisah
  • kondisi barang retur dicatat
  • barang retur dapat dijual lagi, diregrade, atau direject

Tahap 9. Retur Pembelian

Jika ada masalah dengan supplier:

  • barang diretur ke supplier
  • sistem mengurangi lot asal
  • nilai transaksi pembelian dapat dikoreksi

Tahap 10. Shrinkage, Damage, Regrade, dan Adjustment

Sistem harus mendukung kejadian berikut pada level lot:

  • susut timbang
  • kerusakan
  • kehilangan
  • reject
  • perubahan grade
  • koreksi hasil stock opname

Semua perubahan ini harus masuk ke ledger agar histori tetap utuh.

Tahap 11. Reporting dan Audit

Sistem harus dapat menjawab pertanyaan berikut:

  • stok tersedia berapa per jenis-grade
  • lot mana saja yang aktif
  • lot tertentu berasal dari supplier siapa
  • penjualan tertentu mengambil lot mana saja
  • supplier tertentu telah menjual barangnya ke customer mana saja
  • berapa susut per lot dan per supplier
  • berapa margin per penjualan, per jenis, dan per grade

Aturan Costing

Prinsip costing yang direkomendasikan:

  • cost disimpan di level lot
  • sales line dihitung berdasarkan allocation nyata ke lot

Contoh:

  • Lot A: 20 kg x 18 juta
  • Lot B: 10 kg x 19 juta

Maka total cost penjualan adalah penjumlahan biaya dari semua allocation.

Metode alokasi yang didukung

  • FIFO
  • FEFO jika dibutuhkan
  • Manual allocation
  • Hybrid, sistem memberi saran dan user bisa override

Rekomendasi untuk MVP adalah Hybrid dengan default FIFO.

Aturan Traceability

Sistem wajib mendukung dua arah trace.

Backward Trace

Dari penjualan ke:

  • lot
  • receipt
  • purchase
  • supplier

Forward Trace

Dari supplier atau lot ke:

  • sales allocation
  • customer

Process Trace

Dari lot tertentu harus terlihat:

  • asal pembelian
  • hasil sortasi
  • perubahan grade
  • susut
  • perpindahan gudang
  • histori penjualan

Aturan Barcode dan QR

Rekomendasi implementasi:

  • SKU code untuk jenis-grade
  • lot code untuk identitas lot
  • QR code untuk scan operasional

Contoh struktur kode

SKU:

  • MANGKOK-A
  • MANGKOK-B
  • SUDUT-A

Lot:

  • LOT-260428-SPA-001
  • LOT-260428-SPB-002
  • LOT-260428-SPA-001-S1 untuk hasil sortasi

QR dapat menyimpan lot_code atau token unik. Aplikasi akan mengambil detail dari database saat discan.

Proses scan yang didukung

  • receiving
  • sorting
  • transfer gudang
  • stock opname
  • sales picking
  • trace lookup

Ringkasan Kebutuhan Menu Aplikasi

Modul yang harus tersedia minimal:

  • Dashboard
  • Master Data
  • Purchasing
  • Receiving
  • Sorting / Classification
  • Inventory
  • Sales
  • Return
  • Reports
  • Barcode / QR
  • Settings

Ringkasan Layar Utama

Layar yang disarankan:

  • Dashboard
  • Purchase List
  • Purchase Form
  • Receipt Form
  • Sorting Session Form
  • Stock Summary
  • Stock Lot List
  • Lot Detail
  • Sales Form
  • Allocation Screen
  • Picking Screen
  • Adjustment Form
  • Regrade Form
  • Barcode Lookup
  • Reports

Kesimpulan

Sistem yang dibutuhkan adalah sistem inventory sarang burung walet berbasis lot atau batch dengan kemampuan:

  • pembelian multi jenis dan multi grade
  • sortasi dan reclassification
  • partial sales dari banyak lot
  • costing berdasarkan allocation nyata
  • penyusutan per lot
  • traceability dua arah
  • barcode atau QR untuk scan operasional

Dengan fondasi ini, bisnis dapat mengontrol stok, menjaga audit trail, menghitung HPP secara akurat, dan memantau kualitas supplier serta profitabilitas penjualan.